総務業務をDXで刷新！導入事例と導入ステップ、おすすめツール紹介

総務業務のDX化により、業務の自動化や効率化が実現し、全社的な生産性の向上が期待できます。しかし、自社に最適な総務DXとは何か、どのように導入すれば良いのかなど、わからないこともあるでしょう。

この記事では、総務業務のDX導入のメリットやデメリットを解説するとともに、成功事例や最新のITツールなどを紹介します。

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総務業務DXとは？基本概念とその重要性

総務業務のDX化により、これまで手作業や紙ベースで行っていた作業を減らせるため、業務スピードの向上と効率化を実現できます。

ここでは、総務業務DXとは何か、なぜ重要なのかを詳しく解説します。

総務業務DXとは

総務業務のDX（デジタルトランスフォメーション）とは、デジタル技術を活用して、総務部門の業務プロセスを自動化・効率化する取り組みのことです。

例えば、クラウドベースのシステムを導入すると、書類のデジタル管理や業務プロセスを自動化できます。手作業による書類管理や業務プロセスが自動化されると、業務が効率化されるだけでなく人的ミスを防ぐことも可能です。

また、DXは単なる効率化にとどまらず、データ分析を通じて戦略的な意思決定を支援し、企業全体の競争力を向上させる役割があります。総務業務のDX化は、企業の持続的成長を支える重要な施策であり、現代のビジネス環境において不可欠な要素です。

総務業務DXの重要性

総務業務のDX化は、属人化の排除や業務効率化を実現するために必要です。属人化が進むと、特定の社員に依存する業務が増え、その社員が退職や休職をした場合、業務が滞るリスクが高まります。

また、属人化は特定の人だけが業務を抱えるため、その社員の負担が大きくなりがちです。属人化の排除や業務効率化を図ると、業務リスクの低減や企業の競争力が向上し、持続的な成長を支える基盤となります。

さらに、データの一元管理により、すべての社員が必要な情報にすぐアクセスできると、業務の透明性が高まり意思決定のスピードと正確性が向上します。

総務業務にDXを導入する3つのメリット

総務業務をDX化すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、以下3つのメリットについて詳しく解説します。

• 全社的な生産性の向上により業績アップが期待できる
• 働き方改革の促進によりテレワークを実現できる
• 人的ミスの排除と業務スピード向上により業務効率が向上する

全社的な生産性の向上により業績アップが期待できる

総務業務のDX化により、ペーパーレス化やオンライン化が進み業務プロセスが効率化されるため、全社的な生産性の向上が期待できます。

例えば、書類のデジタル化により情報の共有がスムーズになり、やりとりに要していた時間を削減できます。

また、ソフトウェアロボットがパソコンで行う操作を模倣し、自動的に実行する技術であるRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用して定型業務を自動化すれば、より複雑な業務に集中できる環境が整います。

働き方改革の促進によりテレワークを実現できる

総務業務のDX化により、業務のペーパーレス化やオンライン化が進むとリモートワーク環境が整うため、場所や時間を問わない働き方を実現できます。

また、クラウドベースのシステムを導入すると、場所や時間を問わずに書類・データにアクセスでき、情報共有をスムーズに行うことが可能です。

総務業務のDX化は単なる効率化だけでなく、従業員のワークライフバランスが向上するため、組織全体の働き方改革にも大きく貢献します。

人的ミスの排除と業務スピード向上により業務効率が向上する

総務業務のDX化により、業務を一部でも自動化できると、属人化や人的ミスの排除が実現します。

例えば、データ入力や書類管理といった定型業務が自動化されると、従業員が手動で行う作業が減少するため人的ミスが減少します。

ミスが減少すると誤ったデータ入力の修正費用、紙やインクの無駄なども削減されるうえに、従業員の心理的な負担が軽減され業務効率も高まるでしょう。

また、自動化により業務スピードが向上するため、従来の手作業より早く業務を処理することが可能です。業務の効率化は、企業の競争力強化にも繋がります。

総務業務にDXを導入する3つのデメリット

総務業務のDX化が自社にとって有用なのか客観的に判断するには、メリットだけでなくデメリットも理解しておく必要があります。ここでは、以下3つのデメリットについて詳しく解説します。

• 導入および運用コストがかかる
• 移行に手間と時間がかかる
• すぐに効果が出るとは限らない

導入および運用コストがかかる

総務業務のDX化には、初期費用やランニングコストがかかります。規模やツールによっては、数百万円のコストが発生するかもしれません。

初期費用には、主に以下の費用が含まれます。

• ソフトウェアの購入
• カスタマイズ費用
• ハードウェアの導入費用
• 導入プロジェクトの管理費用

加えて、以下のようなランニングコストも必要です。

• システムの保守・運用費用
• アップデート費用
• ユーザーサポート費用

DXにかかる費用は、企業の予算に大きな影響を与える可能性があるため、導入前に十分な検討が求められます。

ただし、全社的な作業効率が向上するため導入および運用コストはかかるものの、長期的なメリットは大きいでしょう。

移行に手間と時間がかかる

総務業務のDX化は即日で完了するものではなく、実装には手間や時間がかかります。なぜなら、既存のシステムやプロセスを、新しいデジタルシステムに移行する時間が必要だからです。

例えば、データの移行やシステムのセットアップ、必要に応じたカスタマイズといった準備が必要です。また、社員が新しいツールやシステムを効果的に活用するには、使い方を習得するトレーニング期間も設けなければなりません。

これらの理由により、DX導入の際には余裕をもったスケジュールを組むことが重要です。

一度に全ての総務業務をDX化するのではなく、優先順位をつけて段階的に進めると、本来の業務の停滞を最小限に抑えられます。まずは頻度の高い業務や、手間のかかるものからDX化に着手しましょう。

すぐに効果が出るとは限らない

総務業務にDXを導入しても、すぐに期待する効果が出るとは限りません。DXの導入には時間と労力がかかり、初期段階ではむしろ業務が一時的に滞る可能性があります。

なぜなら、新しいシステムやツールの使い方を習得するトレーニングの期間中は、社員の生産性が低下するためです。また、システムの定着や運用の最適化には時間がかかるため、即効性を期待するのは現実的ではないでしょう。

総務業務のDX化をする際は、長期的な視点を持って推進することをおすすめします。

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総務業務のDXを成功に導いた3つの事例

総務業務をDX化するとき、具体的にどの業務を対象にすれば良いのでしょうか。DX化する業務の選定は、成否を左右する重要なポイントです。

業務の選定を適切に行い、DX化を成功させましょう。ここでは、総務業務のDXを成功させた以下3つの事例を紹介します。

• RPAによる定型業務の自動化・効率化
• チャットボットによる社内問い合わせの自動化
• 文書管理業務のデジタル化によるペーパーレス化

RPAによる定型業務の自動化・効率化

RPAを導入すると、総務業務における以下のような定型業務を自動化できます。

• 契約書、報告書、請求書といった社内外の文書を整理し、適切に保管する文書管理業務
• 会社の消耗品や備品の在庫を管理し、必要に応じて発注する備品管理業務

上記は毎日大量に発生し繰り返し行われる業務であり、自動化すると業務効率化を図れるため、総務部全体の生産性が向上します。

また、RPAは手作業で行うデータ入力や書類整理などのルーティンワークも自動化できるので、ヒューマンエラーの削減が可能です。

チャットボットによる社内問い合わせの自動化

チャットボットシステムを導入すると、社内問い合わせやFAQの対応を自動化できます。

単純で繰り返し行われる質問への対応にかかる時間を削減できるため、より重要な業務に集中できるほか、社員の利便性も向上するでしょう。

例えば、パスワードのリセット手順や設備の予約方法など、よくある問い合わせへ即座に対応できます。チャットボットは24時間稼働するため、営業時間外の問い合わせにも対応可能です。

文書管理業務のデジタル化によるペーパーレス化

総務業務のDX化により、紙の書類を電子データとして管理できるようになるため、ペーパーレス化が実現します。

文書のデジタル管理は、物理的な保管スペースの削減に繋がるだけでなく、文書検索の効率化も図れます。デジタル化された文書はクラウド上で管理できるため、どこからでもアクセスでき、リモートワークにも対応可能です。

文書の共有が容易になるため、全社的な業務の効率化や管理業務の軽減も実現します。

総務部門のDX導入ステップ

導入ステップを事前に把握しておくと、スムーズにDX化を推進できます。ここからは、総務業務DXを導入するにあたってどのような作業が必要なのか、以下4ステップに分けて解説します。

• 総務業務の洗い出し
• DX化したい（すべき）業務の優先度の決定
• ツールの選定と対費用効果の検討
• ツール導入に向けた効果の検証

総務業務の洗い出し

DX導入の最初の一歩は、現状の総務業務を全て洗い出すことです。まず各総務業務の量や頻度を把握し、どの作業が属人化しているかや、自動化できるのか明確にします。

次にDX化できる作業を特定し、効率化の可能性を探りましょう。例えば、日常的な書類作成やデータ入力などといった定型業務です。

DX化できなくても業務プロセス全体の見直しにより、無駄や重複を排除できるため業務の効率化が可能です。

DX化したい（すべき）業務の優先度の決定

総務部門へのDX導入を進めるにあたり、まずどの業務がデジタル化・自動化できるのか把握し、優先度を決定します。

優先度を決める際には、以下のポイントを考慮しましょう。

• 業務量が多いか
• 手作業が多い業務か
• 属人化している作業か

業務量や手作業が多い業務は自動化の実効性があるため、優先度が高いと判断できます。例えば日常的に行われる書類作成やデータ入力業務が該当します。

属人化している作業も優先的にDX化した方が良いでしょう。特定の社員に依存している業務は停滞する危険性が高く、自動化によりリスクを軽減できます。

最後に業務プロセス全体を見直し、効率化できる部分を洗い出します。こうした作業により全社的な業務効率化が実現し、DX導入の効果を最大化できるでしょう。

ツールの選定と費用対効果の検討

DX化する総務業務が決まったら、自社のニーズに適したツールの選定と費用対効果の検討を行います。

選定する際は、まず導入できるツールをリストアップし、導入コストや運用コスト、機能などを比較します。短期的にコスト削減できるかどうかではなく、長期的な視点でのコストパフォーマンスを考慮しましょう。

例えば、初期導入費用が高くても運用コストが低く、将来的に大きな効果が見込めるツールがおすすめです。ツールの選定においては、自社社員が使いこなせるように、ユーザビリティの良さやサポート体制の充実度も重要なポイントです。

自社に最適なDXツール選定がわからず、専門家の適切なアドバイスが欲しい場合は、コンサルティングから実装まで一気通貫でお任せいただけるリベロエンジニアにご相談ください。

ツール導入に向けた効果の検証

選定したツールが想定した効果を発揮するかどうかを確認するために、試験的に作るパイロット版やトライアル期間でのお試しを利用して効果の検証を行います。

まず、少人数のチームや限定された業務範囲でツールを導入し、実際にどの程度が効率化されるか観察しましょう。この段階で得られたデータやフィードバックを基に、ツールの有効性を評価します。

具体的には、業務の処理時間の短縮度合いやエラーレートの改善状況を確認し、必要に応じて設定や運用方法の調整を行います。従業員の意見を収集し、使いやすさや機能面での改善点を洗い出すことも必要です。

パイロット版での成功を確認した後、本格導入に移行して、全社的な展開を図ります。

総務業務に役立つ最新のITツールとソリューション3選

ここからは、総務業務をサポートする最新のITツールとソリューションのうち、おすすめの3つを詳しく紹介します。どのツールやソリューションが自社のニーズにより近いか、チェックしてみてください。

• 【RPAによる複数業務の効率化】WinActor
• 【承認フローのシステム化】楽楽販売
• 【人事労務管理の効率化】SmartHR

【RPAによる複数業務の効率化】WinActor

WinActorは、日本国内で広く利用されているRPAツールです。直感的な操作性と幅広い業務に対応できる柔軟性があり、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップ操作で自動化のシナリオを作成できます。

WinActorで効率化できる具体的な業務は、以下の通りです。

• 経費精算の処理
• 従業員の勤怠管理データの集計
• メール対応の自動化　など

WinActorの導入により、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。ただし、導入時は初期費用の他に、ライセンス費用がかかることに留意してください。

WinActorは、定型的なデータ入力や書類作成など、手作業で行う業務を自動化したい場合におすすめです。

【承認フローのシステム化】楽楽販売

楽楽販売は、総務業務の承認フローをシステム化するために有益なツールです。カスタマイズの柔軟性と使いやすさが特長で、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで簡単に業務プロセスを自動化できます。

承認フローの一元管理が可能で、紙ベースやメールでの承認作業をデジタル化することで、承認プロセスが迅速化し、業務の透明性の向上が期待できます。

また、承認待ちの遅延が減ることで全体のスピードが向上するほか、各ステップの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、管理が容易になります。

楽楽販売で効率化できる具体的な業務例は、以下の通りです。

• 経費精算
• 購買申請
• 契約書の承認　など

なお、導入には初期費用と月額利用料がかかります。楽楽販売は、作業時間の短縮と人的ミスの削減を目指す企業におすすめです。

【人事労務管理の効率化】SmartHR

SmartHRは、人事労務管理を効率化するためのクラウド型ツールで、業務時間の大幅な短縮が期待できます。

従業員の情報を一元管理し、入退社手続きや勤怠管理が自動化されるため、多くの時間を要していた手続きをスムーズに行えるでしょう。

また、クラウドベースのためどこからでもアクセス可能で、リモートワーク環境にも適しています。

具体的に効率化できる業務例は、以下の通りです。

• 労務管理
• 給与計算
• 雇用契約書の作成・管理　など

これらの業務が自動化されることで、ヒューマンエラーが減少し、正確なデータ管理が実現します。

なお、導入時は初期費用と月額利用料が発生します。SmartHRは、労務管理に多くの時間を費やしている企業や、労務手続きの複雑さに悩む企業におすすめです。

まとめ

総務業務のDX化は、適切な手法で推進すれば業務効率化や業界内での競争力向上に繋がります。まずはDX化のメリットとデメリットを理解し、導入により自社にどのような効果が期待できるかを十分に検討しましょう。

リベロエンジニアは、システム開発会社としての強みを活かし、現場で使いやすく浸透するツールを提供することで、お客様の総務DX化のニーズに沿ったコンサルティングをいたします。コストとDX化するメリットのバランスを考慮し、最適なツールの提案や開発も可能です。

総務業務の効率化と自動化をDXで実現したい方は、ぜひリベロエンジニアにご相談ください。

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【この記事の監修者】