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中小企業の経理DXの進め方は?活用できるツールや事例を紹介

2024.07.01

カテゴリー:DXとは
中小企業の経理DX

中小企業の経理部門でDXを進めると、業務効率が上がりコスト削減に繋がることから注目されています。しかし、いざDXを進めようとしても具体的に何をやれば良いのか、何から手をつけたら良いのか疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、経理DXの概要について解説するとともに、進め方や活用できるツールなどを紹介します。経理DXを依頼する企業の選び方も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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中小企業の経理DXとは

中小企業の経理DX

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、デジタル技術を活用して業務やビジネスモデルを根本的に変革し、競争力を向上させる取組みのことです。

経理部門におけるDXは、会計ソフトや経費精算システムなどを導入することによる業務効率化・コスト削減が該当します。

ここでは、中小企業の経理部門にDXが必要な理由ついて詳しく解説します。

中小企業に経理DXが必要な理由

経理部門にDXが必要な以下2つの理由を解説します。

  • 会社の継続的な発展のためには業務効率化が必須
  • 改正電子帳簿保存法とインボイス制度による経理業務の負荷増加

会社の継続的な発展のためには業務時間の短縮が必須

労働人口が減少していく日本で同じ効率を続けていると、いずれ人手不足に陥る可能性があるため、業務効率化は必須です。

特に経理業務は専門性が高いため、業務の属人化やベテラン社員への負担が大きな課題となっています。

属人化やベテラン社員への負担を軽減するには、デジタルツールの導入が効果的です。例えば「経費精算システム」や「帳票発行システム」などが挙げられます。

特定社員が辞職や休職をしても、混乱しない強い組織作りができると同時に、煩雑な業務の効率化により重要な職務へ集中しやすくなるため、生産効率がアップします。

改正電子帳簿保存法とインボイス制度による経理業務の負荷増加

改正電子帳簿保存法とインボイス制度の影響で、経理業務の負荷が大きくなると予想されています。

例えば、改正電子帳簿保存法ではデータで取引した書類の紙保存が禁止されており、電子データはデータのまま保存するなど、それぞれ適切に管理しなければなりません。

インボイス制度も始まり、請求書を消費税率ごとに分類して管理したり、適格請求書とそうでない請求書を分けて管理したりする必要もあります。

また、インボイス制度では適格請求書を電子化した電子インボイスも導入されました。紙とデータの混在は非効率であるため、電子インボイスへの対応=DX化は必須といえます。

まだ経理DXを進めていない企業は、早急に対応していく必要があるでしょう。

DXの基礎的な進め方は、以下記事を参照ください。

中小企業が経理DXを行うメリット5つ

中小企業の経理DX

会社からDXを進めるように言われたものの、そもそもDXにどのようなメリットがあるのか疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。DXのメリットを5つお伝えします。

  • 業務レベルが均一化される
  • 自由な働き方が実現できる
  • 人材不足を解消できる
  • 人件費や経費を削減できる
  • ガバナンスを強化できる

業務レベルが均一化される

中小企業の経理部門をDX化すると、業務レベルを均一化させることが可能です。

例えば、帳票作成の知識をAIに学習させると、一部の担当者しかわからなかったことを全社員が把握できます。

業務の属人化がなくなり誰でも同じ結果を出せるようになるため、特定社員への業務負荷集中を解消でき、社員が働きやすい環境になります

また、特定社員だけに負荷が集中しないことで、業務効率・生産性のアップにつながるのもポイントです。

自由な働き方が実現できる

経理DXを進めるとテレワークが可能になり、働き方の自由度が格段に上がります。紙でやり取りしていた経費精算も、経費精算システムを導入すると全ての作業をパソコン上で行えます。

パソコンさえあればどこでも仕事ができるので、出社せずに働けるようになり、社員の満足度も上がるでしょう。

また、いつでもどこでも作業できるようになることで、作業の遅延の解消にもつながります。

人材不足を解消できる

経理DXにより、企業の人材不足を解消できます。DX化によるテレワーク推進やペーパーレス化は、会社のイメージアップに繋がります。

働きやすい企業のイメージが付けば、新卒や中途の採用でより多くの人材が集まるので、優秀な人を確保しやすくなるでしょう。

人件費や経費を削減できる

経理をDX化すれば、人件費や経費の削減に繋がります。

例えば、給与計算システムを導入すれば人件費や経費を削減できます。

これまで給与計算業務に社員1人あたり10時間かかっていたところを、給与計算システムの導入で2時間に短縮できれば、8時間削減可能です。約1日分の人件費が削減できるので、経理部門の人数が多いほど効果は大きくなります。

また、今まで紙で管理していたものを電子化できれば、印刷代や郵送代、保管場所のコストも削減できます。

ガバナンスを強化できる

DX化は、中小企業のガバナンスを強化できるメリットもあります。

業務の属人化や人材不足は、不正会計や決算遅延のリスクを高めます。しかし、デジタルツールを導入すると業務の流れが可視化でき、誰でもルールに沿った業務の実現が可能です。

つまり、デジタルツールの導入は、業務の透明性や正確性が確保できます。業務の透明性や正確性が確保できると、不正会計や決算遅延に対応する工数が削減できるので人件費削減に繋がります。

中小企業で経理DXを行う唯一のデメリット

中小企業の経理DX

経理DXには多くのメリットがありますが、唯一ともいえるデメリットが存在します。

続いて、中小企業で経理DXを行うデメリットを詳しく解説します。

初期費用が膨らみがち

大手ベンダーによるDXは、人件費とツール導入コストが高額なため、初期費用が高い傾向にあります。

しかし、膨大な初期費用をかけたからといって、必ず成果が出るとは限りません。「効果が出なかったらどうしよう」「現場に定着しなかったらどうしよう」と不安に思われる方も多いでしょう。

初期費用を抑えながら、現場に定着するDX化を希望されるなら、弊社リベロエンジニアにお任せください。リベロエンジニアなら、スモールスタートで初期費用を抑えつつ、段階的に理想へ近付けていくため、効果を実感しながら進められます。

「初期費用を抑えるといっても、追加費用で高額になりそう…」と思われるかもしれませんが、追加での請求は一切ありません。紋切り型の定型物ではなく、貴社の課題に合わせた実情に沿ったシステムを導入いたします。ユーザーに寄り添ったキメ細やかな対応が魅力です。

大手ベンダーよりも費用を抑えながら、現場に最適化したDXをご提案していきますので、納得して前に進んでいただけます。

中小企業の経理部門がDXする際の3ステップ

中小企業の経理DX

具体的にDXをどのように進めたら良いか、わからない方もいるでしょう。ここでは、進め方を以下3ステップで紹介します。

  • 現状を把握してDX化の対象を決める
  • DX化に必要なツールを導入する
  • ツールを使える人増やすため社内教育をする

1.現状を把握してDX化の対象を決める

経理DXを成功させるには、しっかりとした現状分析と課題の明確化、適切な改善策の立案が重要です。

まず、現状分析やDX化の対象を決める方法を紹介します。

現状分析

現状分析はDXの土台となるため、時間をかけて慎重に行います。例えば、以下のようなデータを収集し現状を把握していきましょう。

  • 経理部員の残業時間
  • 経理部員の業務別稼働時間
  • デジタル化されている/されていない業務 など

「現状分析でどこから手をつけようか悩んでいる」方は、以下の記事もあわせて確認してみてください。具体的なDXプロジェクトの立ち上げ方や、成功のポイントがわかります。

現状を把握できたら、目標を設定します。DXによってどこまで達成したいのか定量的に決めましょう。

例えば「経費精算業務に掛かる時間を週に5時間削減する」のような具体的な目標です。目標設定を定性的にしてしまうと、DXが成功したかどうか把握しづらくなるため定量的に設定しましょう。

また、簡単に達成できると更なる改善が行われないので「ギリギリ届きそう」な目標値にすると、DXの効果を最大化できます。

課題の明確化

目標が設定できたら、現状との差分を確認して課題を明確化します。

例えば、以下のような場合の差分は5時間です。

  • 現状:1人当たりの経費精算業務に掛かる時間が10時間/週
  • 目標:1人当たりの経費精算業務に掛かる時間が5時間/週

差分がわかったら、どこに課題があるのか分析します。例えば、経費精算業務のノウハウを持っているのが1人しかいない場合、その社員に頼らないと仕事は進みません。

この場合「経費精算業務に対するノウハウが1人の社員に偏っていること」が課題として考えられます。

適切な改善策

最後に、課題に対する改善策を考えます。

先ほどの例でいくと「1人の社員が持つノウハウをシステム化する」が改善策です。

現状分析や課題の明確化、改善策の立案をしっかり行うことで、DXの成功に向けた確実な一歩を踏み出せます。

2.DX化に必要なツールを導入する

1.で導き出した改善策が、ツールで解決できないか検討していきます。このとき、既存のツールを導入する方がコストを抑えられるのでおすすめです。

個別に最適化されたシステムを作ろうとすると、莫大な開発費が掛かってしまいますが、既存のツールなら低コストで早くDXを進められます。

また、既存のツールとはいえ、個別にカスタマイズできる部分もあるので使いづらさは感じないでしょう。

既存ツールでまかなえない場合や、既存ツールが使いにくい場合など、問題があるようなら新規にツールを開発することも視野に入れます。

3.ツールを使える人を増やすために社内教育をする

ツールを多くの社員が使えるようになってDXは完了します。なぜなら、社内でツールを使える人が増えるほど、業務効率化できる範囲が広がるからです。

例えば、ツールの販売元が提供しているマニュアルを利用して、社内教育するといった方法です。自社用にカスタマイズした部分があれば、そこは補足説明を入れてあげると良いでしょう。

このようにツールを社内に浸透させて、DXの効果を最大化しましょう。

リベロエンジニアでは「ステップ1」から並走できます。少数精鋭なのでスピーディーに対応可能なほか、お試ししながら進められます。

スモールスタートできることから、仕上がりがわからないものに対して大金を払う不安がないため、納得感を持って進めていただけます。

中小企業の経理DXで活用できるツール10選

中小企業の経理DX

参考までに、中小企業の経理DXで活用できるツールを一覧で紹介します。

貴社の経理業務に使えるものがあるか、確認してみてください。

ツール効果メリット
RPA自動化ツール決算データ収集や帳票作成などが自動化できる経理にまつわる単純作業を減らせる
AI-OCR紙の請求書や領収書などをデジタルデータ化できるヒューマンエラーを防止できる原本データ保管作業が削減できる
ワークフローシステム申請業務がシステム上で完結するテレワークに対応できる承認までのリードタイムが短縮される
給与前払いサービス給与額の計算や振込、仕訳帳への記入などの煩雑な業務がなくなる手間を増やさずに従業員の満足度を上げられる
電子帳票システム紙での帳票作成、送付作業がなくなるペーパーレス化によりテレワークに対応できる帳票管理の手間、コストを削減できる
受発注システム受発注業務に関するデータ入力が不要になる売上と仕入情報が正確に把握できる経営状況がリアルタイムで把握できる
経費精算システム経費精算の承認・振込データ作成・仕訳データ作成など、経費精算業務を全体的に効率化できる経費精算にかかる工数が削減できるヒューマンエラーを削減できるペーパーレス化によりテレワークに対応できる精算リードタイムを短縮できる
ERP(Enterprise Resource Planning)経理業務の作業を全般的に効率化できる経営状況がリアルタイムで把握できるペーパーレス化によりテレワークに対応できる
会計システム売掛・買掛管理や決算書作成、経費生産などの経理業務を全般的にサポート経営状況がリアルタイムで把握できるペーパーレス化によりテレワークに対応できる
BIツールデータを集計・蓄積・加工・分析・可視化できる売上・経費分析の業務負荷を軽減できる

中小企業の経理DXで改善できる5つの業務事例

中小企業の経理DX

経理業務をDX化すると、業務量の軽減やコスト削減に繋がります。

ここでは、具体的に経理業務がどのように改善されるのか、5つの事例とともに詳しく解説します。

帳票発行システムの導入による請求書業務の負荷軽減

帳票発行システムを導入すると、請求書業務の負荷を軽減できます。

請求書業務は経理部門にとって大きな負担であり、取引先ごとに異なる形式の請求書を手作業で作成し、個別に対応しなければなりません。

また、改正電子帳簿保存法とインボイス制度の影響で請求書を適切な形で保管する必要もあります。

帳票発行システムを導入すると、請求書の作成から送付までをすべてパソコン上で完結でき、作業時間を大幅に削減可能です。請求書をデータ化することで、物理的な保管場所の問題も解消されます。

経理部門の負荷の軽減や効率化は、結果として企業全体の業務効率が向上します。

会計ソフト導入による発注管理の簡易化

会計ソフトを導入すると発注管理の手間を削れます。会計ソフトでは、売上や経費のデータを勘定科目ごとに集計したり、資産・負債・資本に分類して試算したりできます。

管理の手間が省けるほか、リアルタイムな経営判断のサポートにも繋げることが可能です。

また、Excelで発注管理している企業の場合、歴代の担当者がカスタマイズを重ねた結果、後任者が理解できないものになっているケースもあるでしょう。

会計ソフトを導入すれば、発注管理がシステム化されているため、誰でも同じように操作できます。

経費精算システムの導入による業務の効率化

経費精算システムを導入すると、業務の効率化や負荷軽減が見込めます。経費計算システムでは、手作業による情報の入力が不要であり、申請から承認までのプロセスをスムーズに進められます。

例えば、今までは申請者から受け取った領収書を、経理部門が管理簿に入力していました。

しかし、経費精算システムの導入により、申請者がシステムに必要な情報をそのまま打ち込めるため、申請から承認までの時間を大幅に短縮できます。

給与計算システムの導入による業務量の削減

給与計算システムを導入すると、業務量の削減につながります。なぜなら、複雑な給与計算業務や明細書の出力、給与振り込みが全てシステムで完結するからです。

例えば、経理部門では給与計算の際に残業時間や税金、社会保険料を考慮しなければなりません。

給与計算システムなら、複雑な計算もミスなくこなせます。また、明細書の出力や給与振り込みまで給与計算システム上で完結できます。

給与計算システムは、給与に関わる業務のプロセスを変えられるので、経理DXのお手本のようなツールです。

経理DXの推進による決算業務の効率化

経理DXを推進すると、導入したツールが「損益計算書」や「貸借対照表」の作成に必要な書類を集約し決算書の作成をしてくれるため、決算業務が効率化されます。

決算業務は企業に点在している書類を集めるところから始まり、それを基に決算書を作る必要があるため、時間が掛かっていました。

しかし、経理DXを推進しツールを導入すると、点在している書類を簡単に集約できます。さらに、決算書の作成はツールが行ってくれるので、担当者は時間をかけることなく決算業務を終えられます。

経理DXを依頼する企業の選び方のポイント3つ

中小企業の経理DX

経理DXを外部に依頼する場合、大きいベンダーの方が安心感があると思う方もいるでしょう。しかし、大きいベンダーに頼むと以下のような問題点があります。

  • 開発が遅く導入するまでに時間がかかる
  • 紋切り型のパッケージシステムを提案されて現場に馴染まない
  • 結果が出るかもわからない状況で、システム導入に膨大な費用が掛かる

一方、小さいベンダーは以下の点が強みです。

  • 少数精鋭でやるからスピード感がある
  • お試しできるので現場に合うかが見極められる
  • いざDXを始めるときもスモールスタートできる

ここでは、経理DXを依頼する企業の選び方のポイントを3つ解説します。

スピード感があるか

DXの推進にはスピード感が求められるため、少数精鋭でスピーディーに対応できる企業を選びましょう。

企業間の競争が激化している昨今では、他社に遅れを取らないように最新テクノロジーを迅速に導入し、DXを進める必要があります。DXが遅れると、それだけで競争に負けてしまうかもしれません。

大手ベンダーにDXを依頼すると、まず準備の段階で社内調整や何階層にもわたる承認プロセスに時間がかかります。

そして、プロジェクトが始まったとしても、型に沿ったシステム開発の工程を辿る必要があり、さらに時間を要します。

リベロエンジニアであれば、少数精鋭でスピーディーにDXを進められます。担当者がお客様に寄り添い、密にやりとりするため「返信はまだかな」「依頼したものはどうなっているんだろう」と不安にさせません。

お試しできるか

まとまった初期費用を払う前に、お試しができるかも重要なポイントです。

本格的な実装の前にお試しできると、本当に自社に合っているのかを事前に確かめられるため、お金も時間も無駄になりません。

例えば、大手ベンダーの場合は、膨大な費用がかかることが多いにもかかわらず、いざ始めてみると「想像と違った」なんてこともあります。ミスマッチを防ぐためにも、少額でお試しできる企業を選びましょう。

リベロエンジニアでは、お試ししながら並走できます。お試し後に納得していただいたうえで、一緒にDXを進めていきたいと考えているので、いきなり「大金を払う」ということはありません。

スモールスタートできるか

お試しが終わっていざ始めるとなったときに、スモールスタートできるかも確認しましょう。

実際にDXを始めてみてからわかることもあるので、いきなり大金を払って大型プロジェクトを始めるにはリスクがあります。

例えば、お試し後にいきなり高額な初期費用を請求されると「大金を支払って効果がなかったらどうしよう」と不安になるはずです。

なので、費用を抑えつつ小さな効果を実感しながら徐々に規模を大きくしていく方が安心感があります。

リベロエンジニアでは、スモールスタートでDX推進をサポートいたします。低コストで始められるので、予算に不安がある企業でも安心して依頼できるほか、効果を実感していただけます。

なお、DXコンサルの相場を事前に把握しておくと、費用が高いか判断できるのでおすすめです。以下の記事を読むと、DXコンサルの相場や費用を抑えるポイントがわかります。

まとめ

労働人口が減少していく現代において、経理DXは必須といえます。業務負荷の軽減やコスト削減の他に、リソースを別業務に充てられるため、新たな売上創出にも繋がります。

しかし「何から手を付けて良いかわからない」、「検討を始めたが行き詰ってしまった」というのはよくあることです。

また、経理部門でのDXは一度実施して終わりではなく、継続的な取り組みが求められます。ビジネスの内容やツールを使う社員の声に合わせて、柔軟に対応しながら常に改善を図る姿勢が大切です。

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