倉庫の在庫管理が難しい理由は？よくある課題と効率化の方法を解説

製造業や物流業などの倉庫現場では、「帳簿の数と実際の在庫が合わない」「探している商品がどこにあるか分からない」などの課題に直面している担当者も多いでしょう。特に、扱う品目が多く、イレギュラーな対応も頻繁に発生する現場ほど、小さな見落としが積み重なり、問題が深刻化しやすくなります。

多くの場合、原因は現場担当者の注意力不足ではなく、在庫管理の運用ルールや仕組みに潜んでいます。

本記事では、混同されやすい倉庫管理と在庫管理の違いを整理したうえで、現場で頻発する3つの課題と、多品種少量・イレギュラー対応の多い現場ほど課題が深刻化する理由を解説。あわせて、課題解決につながる具体的な方法も紹介します。

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倉庫管理と在庫管理の違いとは

倉庫管理と在庫管理は名称は似ていますが、主に「管理する対象・範囲」と「目的」が異なります。

• 倉庫管理：倉庫内にある資材や人員配置、設備までを対象。入庫・出庫・ピッキングといった庫内作業の効率化を図る業務で、作業時間の短縮やコスト削減につながる
• 在庫管理：自社倉庫の内外を問わず在庫データそのものが対象。仕入先や出荷先の情報まで含め数量を把握する業務で、欠品や過剰在庫を防ぎ、利益の最大化につなげる

このように管理対象と目的が異なるため、両者を担うシステムもWMS（倉庫管理システム）と在庫管理システムに分かれ、別々に導入されるケースが多くなっています。

倉庫管理の主な業務	在庫管理の主な業務
入庫作業（荷受け・検品）	品目ごとの入出庫数量の記録
出庫作業（梱包・発送）	仕入先・出荷先情報の管理
ピッキング作業	適正在庫数・発注点の設定
倉庫内レイアウト・人員配置	在庫明細・在庫レポートの作成
設備の稼働管理	棚卸結果の数値照合

倉庫管理とは

倉庫管理とは、入荷から出荷まで倉庫内の一連の作業をまとめてコントロールする業務です。

在庫の数量把握だけでなく、資材の配置や作業員の配分まで含めて管理するため、在庫管理よりも広い範囲をカバーします。具体的には、以下のような一連の流れすべてが管理対象です。

• 入庫時の荷卸し
• 伝票照合
• 検品
• 仕分け
• 出庫時のピッキング
• 梱包
• 出荷伝票の確認

例えば、荷物の置き場所を整理し作業動線を短くするだけでも、ピッキングにかかる移動時間や梱包の手間を減らせます。作業効率を高めれば、出荷遅延や誤出荷といったミスを防ぎながら、コスト削減や発送時間の短縮も実現可能です。

逆に管理が行き届かないと、探す手間や確認漏れが積み重なり、顧客対応の遅れにつながります。倉庫全体を俯瞰し、ヒトとモノの両方を最適化する視点が求められる業務です。

在庫管理とは

在庫管理とは、資材や商品の数量だけでなく、入荷や出荷に伴う動きまで管理する業務です。

倉庫管理が自社倉庫内の状況把握に限られるのに対し、在庫管理では外部倉庫や取引先が保有する在庫データも対象になります。入出庫の記録、商品の保管、棚卸しによる数量確認、需要に応じた発注量の調整、劣化品の処分までを一連の業務として担います。

在庫管理の最大の目的は、適正在庫を維持することです。

• 在庫を抱えすぎた場合：劣化した商品の処分費や、保管コストがかさむ
• 在庫が不足する場合：注文を受けても出荷できず、販売機会を逃す

例えば、部品商社が需要予測を誤り、型落ち品を大量に仕入れたてしまえば、売れ残りが倉庫スペースを圧迫して廃棄コストだけが積み上がる結果を招くでしょう。一方で、人気商品の発注を絞りすぎれば、欠品によって顧客が競合他社へ流れる恐れがあります。

倉庫の在庫管理でよくある3つの課題

倉庫の在庫管理では、「よくある3つの課題」があります。これらの課題を抱えていると、誤出荷・出荷ミスが起きやすくなるため、業務効率や生産性の低下につながりやすくなります。どのような課題があるのか、自社の状況と照らし合わせてみましょう。

帳簿と実在庫の数が合わない

倉庫の在庫管理では、帳簿と実在庫の数が合わない事態が起こりやすく、正確な在庫数を把握できないことで欠品や過剰発注を招きがちです。

帳簿と実在庫に差異が生じる主な原因として、以下のようなものが挙げられます。

• 入出庫時の記録忘れ
• 手作業による集計・入力のミス
• 紛失や盗難
• 棚卸しの頻度不足　など

特に、Excelや紙の台帳での手入力による管理を続けている現場では、担当者ごとに処理のタイミングや粒度が異なり、小さなズレが積み重なって誤差が拡大しやすくなります。

これは、品目数が多い倉庫ほど差異の発見が遅れがちで、気づいた時には原因の特定が難しくなっているケースも珍しくありません。例えば、出庫記録を翌日にまとめて入力する運用では、記録の反映前に新たな注文が入ると、システム上は在庫があるのに実際は欠品しているという事態が起こり得ます。

帳簿と実在庫の差異を防ぐには、棚卸しの頻度を増やし、帳簿と現物を定期的に照合する仕組みが必要です。

商品の保管場所が特定できない

商品の保管場所が特定できず、ピッキングのたびに商品を探す手間・時間が発生し、作業効率が落ちる点も課題です。

主な原因は、下記の2点です。

• 入庫した商品を仮置きのまま放置する
• 保管場所のルールを定めずに運用している

担当者ごとに保管判断が異なると、同じ商品が複数の棚に分散して置かれやすく、在庫を二重計上するリスクが高まります。例えば、入庫担当者が空いている棚に商品を仮置きしたまま記録を残さない現場では、注文が入ってもピッキング担当者が商品を見つけられず、倉庫内を探し回る事態が起こります。

商品を探す手待ち時間は、作業効率を下げるだけでなく、従業員のモチベーション低下にもつながります。

対策としては、倉庫内をエリアごとに区切り、棚に番号や記号を振って、商品ごとの定位置を決めることが有効です。あわせて、先入れ先出しを徹底すれば、入出庫がスムーズに進む環境を整えられます。

特定の担当者に業務が依存している

特定の担当者に業務が依存していると、担当者が休んだり退職したりした際に、現場対応が滞りやすくなる点が課題です。

原因の多くは、作業手順が個人の経験や勘に頼ったまま、マニュアルとして文書化されていないことにあります。新人への教育に十分な時間を割けない現場では、知識の継承が進まず、属人化がさらに固定化しがちです。

加えて、担当者ごとに判断基準が異なると、同じ作業でも仕上がりや精度にばらつきが生じ、品質の安定にも影響します。例えば、保管場所やピッキング手順を把握しているのがベテラン担当者一人だけの場合、急な休みで不在になるだけで、他のスタッフが商品の所在を探すのに多くの時間を費やすかもしれません。

属人化を防ぐには、誰が対応しても同じ手順で作業できるように、作業ルールのマニュアル化・標準化を進めることが大切です。

多品種少量・イレギュラー対応が多い現場ほど、課題が深刻化する理由

こうした課題は、多くの製造業・物流業が抱えるものですが、特に「多品種少量・イレギュラー対応が多い現場」ほど、課題が深刻化しがちです。

なぜ、多品種少量・イレギュラー対応が多い現場ほど課題が深刻化するのか、その理由を解説します。

多品種少量の商品・部品は在庫の把握に手間がかかる

多品種少量の商品・部品は、品目の種類が多く管理対象が膨大になるため、ひとつひとつの動きを正確に追いきれない難しさから、課題が深刻化しやすくなっています。

製品や部品の種類が増えるほど、入出庫のタイミングや数量を個別に記録する手間が増加し、担当者の負担は大きくなります。

特に使用頻度が不規則な部品では、まとめて登録する運用ができません。都度の入力が求められるため、記録が追いつかなくなりがちです。例えば、保守部品（サービスパーツ）は修理の発生に応じて必要になるため、いつ・どれだけ出庫するか事前の予測が困難です。品目数は数千点に及ぶこともあり、倉庫内を回って目視で在庫を確認して発注の要否を判断する運用では、確認作業に多くの時間がかかります。

需要の読みにくさから、膨大な品目で過剰在庫・欠品が発生しがちなのが厄介なポイントです。

イレギュラー対応が「ルールの例外」を増やし続ける

イレギュラー対応が「ルールの例外」を増やし続けることで、ルールが複雑になったりスムーズな対応ができなかったりするのも課題が深刻化する理由の一つです。

急な出荷や、通常と異なる荷姿で届く海外製品への対応など、発生したイレギュラーはその場で片付けられがちです。正式なマニュアルへ反映されないことで、同じ対応が繰り返し起きていても見逃されやすいでしょう。

担当者が独自の判断で処理を終わらせ、内容を共有する機会を逃すと、対応のノウハウは担当者一人だけが把握する状態になります。結果として、担当者が不在の際に他のスタッフが同じ対応を再現できず、場当たり的な新しい処理が加わって例外がさらに増えるという悪循環に陥りがちです。

イレギュラー対応の発生頻度が高い現場ほど、この「ルールの例外」が蓄積されるスピードは速く、気付いた頃には特定の担当者に依存した状態になっています。対策としては、イレギュラーが起きるたびに内容と処理方法を記録し、発生原因を解消していくことが有効です。例えば、「返品は回収用のケースへ入れ、当日中にシステムへ反映する」のように具体的な手順を決めておけば、例外を残さない運用に近づけます。

倉庫の在庫管理を効率化する4つの方法

倉庫の在庫管理を効率化するには、さまざまな取り組みがあります。ここでは、代表的な4つの方法を紹介するので、自社で実践できているか確認してみましょう。

5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・躾）の徹底

5S活動を徹底して、倉庫内の状態が常に整った状態を保つと、商品を探す時間・ピッキングミスを減らせます。

5S活動とは、整理・整頓・清掃・清潔・躾のことで、以下のような職場環境を改善するための取り組みです。

• 整理：不要なものを処分する
• 整頓：必要なものを誰でもわかる状態に配置する
• 清掃：職場や設備を清潔に保つ
• 清潔：整理・整頓・清掃の状態を維持する
• 躾：ルールを習慣として守らせる

不要品の除去や定位置管理が定着すれば、担当者が変わっても迷わず作業でき、在庫の異変にも素早く気づけるようになります。棚卸しの際にも数量確認がしやすくなり、帳簿との差異を早期に発見できます。

ただし、一度実施しただけでは効果が続きません。責任者を配置して、定期的なチェックを業務フローに組み入れることで、日々の習慣として根づかせる姿勢が求められます。

ロケーション管理の整備

ロケーション管理を整備すると、商品の保管場所が明確になり、探す時間や移動距離を削減できます。

ロケーション管理とは、倉庫内の保管場所を番号や記号で管理し、商品が「どこにあるか」を誰でも把握できる仕組みです。棚や区画ごとにロケーションコードを割り振り、入出庫のたびにコードと商品を紐づけて記録します。保管場所が明確になることで、担当者の記憶や経験に頼らず、誰が探しても同じ時間で商品にたどり着けます。

保管場所が曖昧なままだと、同じ商品が複数箇所に置かれたり、担当者の記憶に頼った運用になったりして、在庫の重複計上や二重発注につながりかねません。出荷頻度の高い商品を出荷口付近に、頻度の低い商品を奥に配置すれば、スタッフの移動距離を短縮できます。

ロケーションは一度決めたら終わりではなく、棚卸しのタイミングで定期的に見直して、使われていない区画がないか確認する運用が大切です。

作業マニュアルの整備と標準化

作業マニュアルを整えて手順を標準化すると、担当者による作業のばらつきが減り、仕上がりの質を安定させられます。

同じ工程でも人によってやり方が違うと、細かなミスが起きやすくなるうえ、特定の人しか対応できない状態に陥りがちです。まずは現在の作業内容を一つずつ洗い出し、無駄な動きや危険な工程を取り除いたうえで、最も安全かつ効率のよいやり方を基準として定めましょう。

文章だけのマニュアルは読み手によって解釈が割れやすいため、写真・イラストを添えて、誰が読んでも同じ動きを再現できるようにするのがポイントです。例えば、梱包の締め方や検品時の確認箇所など、言葉で説明しにくい作業は、映像で見せる方が新人でも早く身につけやすくなります。

作ったマニュアルは固定せず、現場でミスが起きるたびに原因を書き加え、内容をブラッシュアップし続けましょう。

WMS・バーコードスキャンの導入

WMSとバーコードスキャンを組み合わせると、入出庫から棚卸しまでの情報をリアルタイムで一元管理でき、手作業によるミスを大幅に減らせます。

商品にバーコードやQRコードを貼付し、ハンディターミナルやスマートフォンで読み取ると、数量や品目がシステムへ自動反映されるため、紙やエクセルへの転記作業自体が不要になります。手入力を介さないため、記入ミス・入力漏れといったヒューマンエラーが発生する余地がなくなります。

加えて、ピッキング時にはリスト上の商品コードと読み取ったコードを自動照合して、一致しない場合はアラートが表示される仕組みも備わっており、外見が似た商品の取り違えも未然に防げます。例えば、賞味期限が異なるロットが混在する倉庫でも、QRコードに製造ロット情報を紐づけておけば、スキャンだけで正しいロットを判別可能です。

スキャン手順に沿うだけで作業できるため、経験の浅いスタッフでも一定の精度を保てる点も大きな利点です。

WMS・バーコードスキャンが苦手な「探す」「見分ける」「教える」をスマートグラスで解決

在庫管理は物流・製造現場においてかなり根深い課題で、実際には「何がどこにあるか把握することすら大変」という状況に陥りがちな現場も多いでしょう。

5S活動やロケーション管理、作業マニュアルの整備・標準化、WMS・バーコードスキャンの導入など、できる限りの対策を行っても倉庫の在庫管理の課題が無くならない場合は、スマートグラスの導入がおすすめです。スマートグラスは、WMS・バーコードスキャンが苦手な「探す」「見分ける」「教える」を既存の仕組みを変えることなく解決できます。

ハンズフリースキャンで記録と確認の手間を減らす

スマートグラスは、対象物へ目線を合わせるだけでスキャンが完了し、記録と確認をほぼ同時に終えられる点が特徴です。手入力の工程を挟まないため、入出庫時の記録漏れや入力ミスによる帳簿と実在庫のズレを防げます。

従来のハンディターミナルのように手を塞がないため、ピッキングした商品を抱えていたりピッキングリスト・資料などを持っていたりしていても、そのままスキャンできます。

型番の似た部品や刻印表記が読み取りにくい海外製品など、目視だけでの判別が難しい商品でも、スキャンした瞬間に製品情報を特定できるため作業時間を削減可能です。

品目数が多く、部品の判別が難しい多品種少量の現場ほど、記録と確認にかかる手間の削減効果は大きくなります。

「どこに何があるか」「どうすべきか」をその場で可視化する

スマートグラスは、保管場所や次に取るべき動作をレンズ越しに、その場で「どこに何があるか」「どうすべきか」を可視化してくれます。

ナビゲーション機能により、目的の商品がある棚までの最適ルートがレンズ上に表示されるため、探し回る時間を大幅に削減できます。同時に、作業手順もリアルタイムで視界に表示されるため、経験の浅い作業者でも熟練者と同じ精度で対応できるようになり効率的です。初めて扱う商品のピッキングでも、レンズに映る手順に沿って進めるだけで確認漏れを防げます。

従来は、経験の差が判断力のばらつきを生む主な要因でしたが、画面表示によって判断基準をそろえられれば、作業の標準化・クオリティの担保はもちろん、教育にかかる時間や手間も軽減できます。

保管場所不明・属人化・イレギュラー対応といった課題を、スマートグラスという一つの仕組みでまとめて解決できます。

情報を視界に表示して、安全性と効率性を高める

スマートグラスの最大の利点は、伝票やチェックリストの情報を視界内に直接映し出して、紙やハンディ端末を持ち歩かずに作業できることです。

下を向いて紙や端末を確認する動作が不要になり、手元ではなく前方や周囲へ視線を向けたまま作業を続けられるため、通路の障害物や他の作業者・稼働中のフォークリフトへの接触など、周囲確認不足によるトラブルを防ぎやすくなります。両手が常に自由な状態を保てるため、重い荷物や複数の商品を運ぶ場面でも安定して持てるようになり、落下・転倒といった事故のリスクを下げられるのも利点です。

台車を押しながら資料を確認するといった、視線が下がりがちな場面ほど、事故を防ぐ効果を発揮します。

また、紙のチェックリストやハンディ端末のように、確認のたびに手元へ視線を落とし、また作業へ戻るという「視線を往復させる動作」が発生しないため、一連の作業を止めずに進められます。

確認作業の頻度が高い現場ほど、中断のない作業がもたらす時間短縮の効果は大きくなるでしょう。

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まとめ

倉庫の在庫管理が難しくなる背景には、帳簿と実在庫のズレや、保管場所の不明確さ、特定の担当者への依存といった課題が重なっています。

扱う品目・イレギュラー対応が多い現場ほど、小さな見落としが積み重なりやすく、属人化も進みがちです。5S活動やロケーション管理、マニュアルの整備・作業の標準化、WMS・バーコードスキャンの導入などが、改善に有効な手段です。

ただし、「探す」「見分ける」「教える」という現場の負担は、既存の仕組みだけでは解消しきれない場合があります。スマートグラス「Libero Sight」は、既存のWMSやバーコード運用を置き換えることなく、視界内への情報表示によって作業者の負担を軽減できる点が特徴です。

自社の在庫管理体制のどこにボトルネックがあるのか判断が難しい場合は、リベロエンジニアにご相談ください。現場を熟知した担当者が状況を整理するため、遠回りせず優先順位の高い課題から着手でき、導入後のミスマッチを防げます。まずは資料請求や無料相談から、お気軽にお問い合わせください。

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【この記事の監修者】