はじめましておひさしぶりです、こんばんは。
リベロエンジニアで社員として働きながら、藤波製作所で個人事業主（代表）という活躍の機会をいただいているドラゴン藤波です。
グループ機能使ってますか？
GWS、ぐーぐるわーくすぺーす（以降GWS）。コチラの製品にはグループという機能があります。
たぶんほとんどの方がこう思ってるハズ。メールの受信用エイリアス（グループアドレス）と…
使ってない！？もったいない！
GWSのグループは、ただのメール受信用エイリアスではありません。
グループはDrive、カレンダーをはじめ、各サービス全般における権限管理をする際も便利に働きます。
膨大すぎて1個1個紹介できないのが悔しいところ。
そもそもAlias（エイリアス）ってなんだ？
Aliasとはアダ名や通称、別名みたいなモンです。
GWSのグループ作ったグループ名（グループメールアドレス）が、
メンバーをまるっとまとめたグループ通称（Alias）になります。
例えると、、、、、うーん。。。。
たとえばそんな中学校があったとして
たとえばリベロ中学校という組織のGWSアカウントがあって
部活という子組織があります。↓参考
わざわざ1部活ごとに組織を作るほどではないよねぇ。せいぜい顧問、副顧問、外部コーチ、生徒が見るぐらい。
…で、便利になってくるのがグループです。
野球部、サッカー部、バスケ部、吹奏楽部というグループを作ってあげます。↓なかんじで。
作成したグループにユーザを足したら完成。
権限の足し引きをチマチマとユーザ単位で指定する必要もないし、
グループアドレスにメールを送れば、メンバー全員に通知が飛びます。
ハイパー便利すぎる。個人的に輝くのはDrive関連の共有設定まわり、カレンダーまわりでした。
でも、メールは受信だけなんでしょう？
いつからグループアドレスはメール受信しかできないと錯覚していた。。。？
えぇそうです。FROMをグループアドレスにしてメールを送ることができます。
やりかたはざっくり2通り
やり方は2通りあるようです。
個人ごとに設定して送る
こちらのように、Gmailの差出人設定を個人ごとに設定する方法。
これでも送れるし、別に良いんじゃね感はありますね！
使ったことないけど！
というのも個人ごとに初期セットアップがあるのがよろしくない。運用担当者にイチイチ強いることになる。
運用担当者には「ハイドーゾ」で渡せる状態が理想なのだ。
それに、これを許容したとき、本当に担当者が追加しようとしたかわからないのが嫌。
Googleグループを使う
ってことでコッチを使います。
え？今更Googleグループ？と思うかもしれません。
はい。そのGoogleグループです。2006年ごろにSPAMの温床になったGoogleグループです。
なんかサ終がナントカカントカって噂がありますが、単に機能がシュッとしたカンジですね。
このグループを経由するからイイのだ。
グループを使えばやりとりの履歴が1か所に残る。それがいい
↓がグループでやり取りした内容です。Gmailみたいですね。
このやりとりをグループの参加者全員が見れるというか、そんなかんじすね。
ざっくり、メンバ全員が見れるGmailみたいなカンジと言えばいいのかな。
返信どんなかんじ？
こんなかんじ↓
返信先がToに入るかと思ったら、CCに入ってしまうのが微妙ですが
サポート問い合わせしたら仕様だそうです。え、そうなんだ・・・
ちなみにこの仕様、こういう背景だそうです。
グループUI上で操作しているため、「全員に返信」を押下の場合は、グループ全体に返信しているのと同じ意味になります。
その返信内容をグループ全体で把握するために「Cc」に設定されます。
これにより、グループの他のメンバーは、元の送信者とやりとりを把握することができます。
あとはラベルやフィルタがなかったり、不便だと思うじゃん？不便でいいんだ。
メール問い合わせ対応への１つの回答
イカツイ問い合わせ管理ツールを入れるほどの規模でもないんだけど、、、
かといって、個々人のメールボックスを横断するのは困る。
そんなようなマイクロに始めたい場合に良いんじゃないかしら。
元の問い合わせアドレスがCCに行くのはメチャクチャ微妙だと思ったけど
たとえばtoCのようなサービスで差出人アドレスが「個人名」の場合、
1回対応して、うっかり個人名のアドレスで返したばっかりに
顧客からの問い合わせが個人宛に届いて気づきませんでしたパターン。こわくね？
なんならそっちの方が怖いが？
とはいえ、元の問い合わせアドレスがCCに行くのはメチャクチャ微妙だよなぁとは思うけど。
あん？監査対応だァ。。。？
差出人がグループアドレスだと誰が返信したかわからない、だって？
何のためのGWSだと思っているんだ。
GWSの上位プラン限定にはなりますが、
この機能がサポートされるエディション: Frontline Plus、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus
フィルタ検索時に、「From（ヘッダー アドレス）」にグループアドレスをいれて検索する。
その検索結果から以下の項目を確認することで確認可能です。
From（エンベロープ） ：差出人をグループアドレスで送った人物が特定できる
これで検索したらでるそうな。やってないけど。え？なんでって、察してくれるとうれしい。下位プランなのでできません。
グループ活用してほしいもう1つの意味はコスト
グループを活用してほしい理由、もう1つあります。
本来グループで完結する用途なのに、わざわざアカウント（ユーザー）を払い出して共有ユーザにしている組織が多すぎる。
共有しているためセキュリティ的にイケてないのはもちろんなんですが、
コスト的にもやめてほしい。
たとえばGWSのBusinessStandardプランだと1ユーザ1ヵ月1900円ぐらいなのですが、年間22,800円ですよ
この時点で、あと1万ぐらい足したらAirPodsProが買えるんですが、
うっかり5人とか作ってみなさいな
10万円超えます。うん。こえる。割と下位プランのビジネススタンダードプランでコレですよ。
admin@とか、kanri@とか、info@とか、（システム名）＠とか、そんなノリでユーザ作ってる組織が多すぎる
GWSやOffice365などユーザ課金のグループウェアなのに、無邪気に課金している組織は本当にいます。
マジだぞ。金持ちだぞ。その金でワイに毎年AppleWatch買ってくれよ。
余談ですが、観測史上過去最強だったのはプラスプランで10個以上のアカウントを共用していて、結論グループで良い組織がありました。
プラスプランって2,500円ぐらいで、10ユーザで月25,000円、年間、、、30万。マジかよ。これがうっかり無駄アカウントだったら？iPadPro買えるやないか。ワイに買ってくれよ
それを毎年。。。毎年ですよ。。。何にも生み出さない、言ってしまえばゴミユーザーに課金している。もう本当にもったいない。
その金で社員にChatGPTTeamプラン契約するとか、GithubTeamプランはいるとか、もっと建設的な使い方できますよ。
そう、最初の「もったいない」は「その出費がもったいない」なんです。
グループウェアは適正に使おう
ユーザは個人と紐づかせる。グループはグループでうまく使い分けをしましょう。
あとGWSはユーザが増えると出費も増えます。10万20万をドブ捨てできる企業は多くないと思います。
この記事を見たひとは、グループウェアの課金の温床となるユーザの棚卸は定期的に実施して、グループへの移行を検討ください。
あと、もうイマドキないと思ってたんで考えもしませんでしたが、ユーザの共用は本当にやめましょう。
グループウェアのメンテしたら、まぁもう、どの企業にも大体あります。本当にやめろ（圧）。
明らかに無駄なユーザ多いのに棚卸＆整理にシブるグループウェアの管理者が居る？
困りますよね。そういうときは「このユーザ、自分で払いますか？」と言ってやってください。協力するようになるから
え？上司に説明できないし、現状把握する暇もない？そんなときはリベロエンジニアにご相談を！
GWSには個人単位にもAliasがあります。
メールAliasっていうのがあるんですが、、、、
また別の機会で。
それではまた次回！BLOGをお楽しみに！
無限に記事のネタわくね。GWS。
「こんなことできる！？」という質問があったらお気軽にご質問ください。
記事で回答します。
もう本当に余談の余談なんですが、途中でGASとスプシがって言われたけど、伴走してくれたアプリの方曰く共有ドライブに置いたら事足りたらしい。
それはそれとして、共用アカウントのマイドライブに置いて、うっかり誰かが事故って消したらどうするつもりだったんだろうか。
