エンジニアとしてITの仕事をする上で、時間の使い方は切っても切り離せない問題です。ですが、時間管理が大事だとわかっていても苦手意識がある方も多いかと思います。
- 仕事の時間が足りない
- いつも納期がギリギリになってしまう
- プロジェクトに間に合わない
あなたも、そんな悩みをお持ちではないでしょうか。早く仕事を終わらせたい！と考えていても気づいたら時間が過ぎて一日が終わってしまうことも……
僕もエンジニア時代に仕事の時間が足りないと感じていましたが、時間管理に対して苦手意識が強く実行できていませんでした…
ですが、時間管理術は手順を知っていれば誰でもできるようになります。そして、習慣化させることで一生使えるスキルとして活用できるでしょう。
時間管理術を使えるようになりたい方、苦手意識がある方はぜひ最後までご覧ください。
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時間管理術とは
時間管理術とは、決められた時間内に目標を達成させたり、成果を出したりする管理方法のことです。
時間管理術を身につけることで、最大限のパフォーマンスを発揮できます。時間管理術を身につけることで得られるメリットは以下の通りです。
- 約束や納期を守れる
- 今やるべき仕事・やらなくていい仕事がわかる
- 効率的に作業ができる
- 集中して作業ができる
時間管理ができるようになると、仕事を円滑に進められるようになります。
特にエンジニアはプロジェクトで動くことが多く、限られた時間で質の高い仕事をしなければなりません。
実際にエンジニア経験者の声としても、時間管理術が重要だと主張している方はたくさんいらっしゃいます。
時間管理術はエンジニアにとって必須のスキルといえます。
ただ自分は元々時間の管理が苦手なんです…
時間管理に対して、苦手な方もたくさんいるかもしれません。
実は、苦手な人は時間管理術の手順を知らないことが多いです。手順を知らないと時間管理が曖昧になってしまいます。
ですが、時間管理が苦手な方も正しい手順を知ることで克服が可能です。手順を理解し習慣化させることで、時間管理術を身につけられます。
時間管理術の手順を5ステップで解説！
時間管理術は手順を理解し、習慣に取り入れることで身につけることが可能です。
ここでは、時間管理術の手順について解説していきます。時間管理術の手順は以下の通りです。
- やるべきタスクを全部書き出す
- 優先順位を付ける
- スケジュールに反映させる
- 実際に作業をする
- 実際にかかった時間を記録して改善する
やるべきタスクを全部書き出す
まず、今抱えているタスクを書き出しましょう。時間管理が苦手な人は、どのようなタスクがあるのか曖昧になっている方が多いです。
僕もやるべきタスクを書き出していない時は、やるべき仕事を忘れるミスをしたことがありました…
タスクが曖昧だと以下のようになってしまいます。
- 何に集中するべきか分からなくなってしまう
- 急に他のタスクを思い出して予定が崩れてしまう
- 仕事を取りこぼしてしまう
まずは、今抱えているすべてのタスクを書き出すことで、必要な作業量が見えてきます。
タスクを洗い出せたら、完了するまでに必要な細かい作業も一緒に洗い出しましょう！
タスクを完了させるためには、付随する作業があるはずです。例えば「資料を作る」タスクがある場合は、以下のような作業が付随するでしょう。
- データを集める
- 資料の文章を決める
- 画像や図解を用意する
付随するタスクを洗い出すことで、本当に必要なタスク量がわかるようになります。
優先順位を付ける
必要なタスクを書き出せたら、それぞれに優先順位をつけていきましょう。
優先順位をつけることで、優先度の高い仕事から集中して作業できます。
たくさんのタスクがある場合は、特に効果的です！
優先順位の付け方は「アイゼンハワー・マトリクス」という手法がおすすめです。
まず、各タスクに対して下記の2点を確認します。
- 早急にタスクを完了するべきか判断する「緊急性」
- 長期的な目標達成への影響度を判断する「重要性」
「緊急性」と「重要性」が高いか低いかで各タスクを判断しましょう！
仕分けが完了すると、以下の4つに分類可能です。
- 緊急性と重要性が高いタスク
- 緊急性が低く、重要性が高いタスク
- 緊急性が高く、重要性が低いタスク
- 緊急性と重要性が低いタスク
4つに分類されたタスクは、1から優先度が高いタスクです。各タスクの優先度がわかったら、1から4の順に作業を進めましょう。
タスクの期限を決め、スケジュールに反映させる
優先順位が決まったら、タスクの期限を決めてスケジュールに反映させましょう。スケジュールに反映させることで、いつまでに何をするべきなのか一発で確認できます。
そして、今やるべきことが見えるので集中して作業を進めやすいです。
僕もスケジュールに落とし込んでから、時間の管理がしやすくなりました！
また、定例会議などの時間が決まっているタスクは、事前にスケジュールに押さえておくことで抜け漏れの防止にもなります。
注意点として、時間管理が苦手な人はタスクを詰め込みすぎてしまう傾向があります。突然の事態に対応できるように、1日の中で2割は余白の時間を作っておきましょう。
スケジュールに落とし込むことで、今の時間で何をすればいいかが明確になります。
実際に作業する
スケジュールに落とし込めたら、予定に合わせて実際に作業していきましょう。作業するときに大事なのは、今やるべきことに集中することです。
目の前の作業だけに集中することで、生産性が向上したり、質の高い成果物を作れたりします。
僕が集中力がない状態で仕事している時は、だらだらと時間を使ってしまうことが多いです。
だらだらとしてると余計に時間の管理が難しくなってしまいました…
集中のためにおすすめなのが、ポロモードテクニック。ポロモードテクニックとは、集中する時間と休憩する時間を交互に行う方法です。
詳しい手順は以下の通りです。
- タイマーを25分にセットし、集中して作業する
- タイマーが終了したら5分の休憩をとる
- 1と2を繰り返す
- 蒸気を4セットほど繰り返したら15分〜30分程度の休憩をとる
作業時間や休憩時間は、自分のあった時間に変更しても大丈夫です！
ポロモードテクニックを使いながら、集中して作業しましょう。
実際にかかった時間を記録して改善する
スケジュールに合わせて作業したら、タスクにかかった実際の時間を記録しましょう。記録しておくことで、スケジュールと実際の行動におけるズレを確認でき、何が原因で時間がかかったのか突き止めることが大切です。
例えば、下記のような理由が考えられるでしょう。
- 時間の使い方が曖昧だった
- 決めていた時間より実際の作業が長くなってしまった
- 急な予定が入ってしまった
原因がわかったら、改善策をたてて実行していきましょう！
次回以降でより質の高い時間管理をするためには、定期的な振り返りが大切です。なかなか一回で時間管理術ができるようになるのは難しいので、改善しながら身につけていきましょう！
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時間管理術に役立つ無料アプリ4選
ここでは時間管理術に役立つ無料アプリを紹介していきます。おすすめの時間管理術アプリは以下の4つです。
- Google ToDo リスト
- Googleカレンダー
- Toggl Track
- Notion
一つずつ解説していきます。
Google ToDo リスト
タスクの洗い出しでおすすめなのが、Google社が出しているタスク管理ツール「Google ToDo リスト」です。
特徴は、シンプルな操作性です。直感的に操作できるため、誰でも扱いやすくなっています。パソコンからでもスマホからでもアクセスできるため、手軽に使えるのも魅力です。
また、Googleの他サービスとの連携がしやすいのもおすすめポイントです。
タスクの実行日を決めると自動でカレンダーに追加されるので、スケジュールにタスクを反映させることも瞬時に可能です。
すぐにカレンダーに落とし込めるため、タスクの取りこぼしも防げます。
Googleアカウントを持っている方でしたら、誰でもすぐに使用可能です。
Googleカレンダー
スケジュール管理でおすすめなのが、Googleカレンダー。Googleのアカウントを持っていれば、誰でも利用ができるカレンダーアプリです。
複数のカテゴリーで色分けできるため、予定をわかりやすく表示できます。
また、他の人と共有できるので、個人でもチームでも使い勝手がいいのが特徴です。
もちろん、Googleの他サービスとも連携できます。
どのカレンダーアプリを使おうか悩んでいる方は、ぜひ使ってみてはいかがでしょうか。
Toggl Track
タスクの記録においておすすめのアプリで、Toggl Trackはタスク時間を計測してくれるため、振り返りしやすくなります。
操作方法はとてもシンプルで、作業開始・作業終了のボタンを押すだけです。たったこれだけで作業時間が記録されていき、時間の使い方を確認できます。
手間をかけずに計測ができるのは嬉しいですね！
また、一週間の振り返りも可能です。どのタスクに時間を使っているのか一目瞭然になるため、改善しやすくなります。
注意点としては英語のみの対応になっており、日本語が使えないことです。ただしWebブラウザの翻訳機能などを駆使すれば、日本語表示もできます。
Notion
時間管理術の手順を網羅的にサポートしてくれるアプリがNotionです。
Notionの特徴はそのテンプレートの多さ。実は、Notion自体は時間管理に特化したアプリではありませんが、世界中のNotionユーザーが時間管理術に特化したテンプレートを公開しています。
Notionの時間管理術テンプレートには
- ToDoリスト
- アイゼンハワー・マトリクス
- ポロモードタイマー
- タスクの時間計測
など、たくさん用意されており、自分の使いやすいものを選べます。
僕も最近の時間管理はNotionで管理しています！テンプレートを活用するだけで手軽に時間管理を始められるのがおすすめです！
また、Notionには専用のカレンダーアプリがあり、カレンダーへの連携も可能です。
まとめ
時間管理に必要な手順を改めて紹介いたします。
- やるべきタスクを全部書き出す
- 優先順位を付ける
- スケジュールに反映させる
- 実際に作業をする
- 実際にかかった時間を記録して改善する
時間管理術はエンジニアにとって必須のスキルです。
最初のうちは難しくても徐々に習慣化させていくことで、あなたのエンジニアスキルはどんどん上がっていきます。
もし時間管理術が気になる方は、ぜひ今回紹介した方法を試してみてください。時間管理術を実行しながら、自分に合った方法にカスタマイズしていくことでよりスキルが磨かれるでしょう。
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